W Szkole Zen Reiki w Polsce przyjmujemy z otwartością każdą informację zwrotną od naszych klientów. Traktujemy ją jako cenny dar, który pomaga nam rozwijać się i lepiej służyć tym, którzy podążają ścieżką harmonii, uzdrowienia i rozwoju duchowego.
Kiedy reklamacja może zostać uwzględniona
Reklamacja może być rozpatrzona, jeśli średnia ocen danej usługi w ankiecie ewaluacyjnej wynosi poniżej 5 punktów w skali od 1 (bardzo źle) do 10 (doskonale).
Dotyczy to zarówno kursów otwartych (dla osób indywidualnych), jak i zamkniętych (dla grup i instytucji).
Aby zachować obiektywizm i unikać subiektywnych ocen, bierzemy pod uwagę średnią ocen wszystkich uczestników danego szkolenia. Jeśli średnia przekracza 5, reklamacja nie będzie uwzględniona, niezależnie od pojedynczej oceny.
Etapy rozpatrywania reklamacji
Krok 1: Zgłoszenie reklamacji
- Uczestnik (klient), który chce zgłosić reklamację, przygotowuje pisemną informację zawierającą:
- swoje dane kontaktowe (imię, nazwisko, e-mail lub telefon),
- datę i miejsce szkolenia,
- opis sytuacji/problemów, które są powodem niezadowolenia,
- oczekiwania wobec sposobu rozpatrzenia zgłoszenia.
- Reklamację można przesłać:
- e-mailem: sekretariat@zenreiki.edu.pl
- tradycyjnie: Szkoła Zen Reiki w Polsce, ul. Staromiejska 6/10d, 40-013 Katowice
Krok 2: Potwierdzenie przyjęcia reklamacji
Szkoła potwierdza otrzymanie reklamacji w ciągu 3 dni roboczych od jej wpływu.
Krok 3: Analiza zgłoszenia
Zespół odpowiedzialny za jakość i integralność procesu szkoleniowego analizuje reklamację:
- uwzględniając dane z ankiet, opinie trenera oraz charakter zgłaszanych trudności,
- w razie potrzeby kontaktując się z klientem w celu uzyskania wyjaśnień lub doprecyzowania.
Krok 4: Odpowiedź na reklamację
Odpowiedź zostaje udzielona w ciągu 14 dni roboczych. Może zawierać:
- wyjaśnienie sytuacji,
- informację o działaniach korygujących,
- propozycję zadośćuczynienia (np. udział w kolejnym kursie, indywidualna konsultacja, zwrot części kosztów).
Krok 5: Działania naprawcze i prewencyjne
W przypadku uzasadnionej reklamacji Szkoła podejmuje konkretne działania naprawcze oraz wdraża zmiany zapobiegające powtórzeniu się podobnych sytuacji. Klient jest o tym informowany.
Krok 6: Zwrot kosztów
Zwrot pełnych kosztów usługi może nastąpić jedynie w przypadku nieobecności trenera w dniu szkolenia bez wcześniejszego powiadomienia klientów o zmianach (telefonicznie lub mailowo).
Krok 7: Zakończenie procesu reklamacyjnego
Po podjęciu działań i zakończeniu sprawy klient otrzymuje pisemną informację o jej zamknięciu. Jeśli klient nie akceptuje rozstrzygnięcia, przysługuje mu prawo do dalszego odwołania zgodnie z obowiązującym prawem.
